エビデンスの保管方法

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宅建協会への届出書、税務調査の資料がともに仕上がってきました。

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今日はちょっと地味な話になりますが、税務申告において申告した数値のエビデンスをどのように保管していくのか？ということについて考えて行きたいと思います。

この話は、僕は本業を行う時も考える機会が多くあります。

特に経理マンとして新人の頃は定期的に経費と証憑書類のチェックを行っていたので、チェックする側としてのこのようにしてもらえたらもっとチェックしやすいのになーという思いはありました。

ただ、本業の時には、きっちり行っているのに、自分の確定申告となると気持ちが緩んでしまい、本業でやっていたようなしっかりした管理が出来ない人が多くいるのも事実です。そして、税務調査に入られた指摘を受けた時に初めて気づくという流れが多いですが、今回税務調査が入ることになって、改めてあるべきエビデンスの保管方法について考えて行きたいと思います。

所得ごとにファイルを分ける

不動産所得のみの方であれば、１つのファイルで良いとは思いますが、複数の所得がある方は所得ごとにファイルを分けるべきだと思います。

僕の場合は、不動産所得以外に雑所得に属する収入もあるために、こちらに関しては別途ファイルで管理するようにしていました。ただ、今回、ファイルを見返してみると、管理が杜撰になっていたことがよく分かりました。今回の税務調査でどういったことを指摘されるのかいまだに分かりませんが、このように振り返る機会が出来たのは、良かったと思っています。

今後、資産規模が拡大していけばいくほど、管理すべき量や範囲が増えていくと思います。

その際に、また適当にやってしまうと、特に法人の場合は定期的に税務調査がある可能性が高いので、そこで問題が起きてしまいます。

税務調査が入ると分かってから、過去の履歴を見に行くのは非常に労力がかかります。また、証憑書類に関しても、ないものはないので、やはり、日ごろから領収書や支払エビデンスはしっかり保管する癖をつけるようにしていくべきです。

その中でも、個人事業主として所得が複数ある場合は、所得ごとにファイリングをするようにしたいところです。

年度ごとにファイルを分ける

そして、これもファイリングの１つの方法なのですが、ファイルは年度ごとに分けた方がやはり分かりやすいなーと思いました。実は私は個人事業主としての税務数値の管理は、本業と比べると手を抜いていました。

1年間で保管すべきエビデンスの量はそこまで多くはなかったので、1つのファイルで複数年のエビデンスを管理していたわけですが、これだとチェックしていて分かりにくいというのが正直なところです。

出来るのであれば、年ごとのエビデンス量が少なかったとしても、年ごとにファイルを分けて管理していた方が税務調査の時は良いかと思います。ファイルと言っても、薄いファイルでも良いんです、ファイルが分かれていること自体にチェック効率化という意味があると思いますので。

これに関しても、本業ではもちろん年度ごと月別にファイルを分けて管理しています。

本業で扱うエビデンスの量と自分の個人事業主としてのエビデンス量は全く異なるものですが、ここでも甘さが出ていました。

日々のエビデンス管理自体はそこまで労力のかかるものではありません。

ちょっとした工夫や労力をかけることによって、将来的なリスクを軽減できるのであれば、やっておいた方が良いなと改めて思った次第です。

皆さんの将来の来るべき時に備えて、年度ごとにエビデンスファイルを分けて管理してみてはいかがでしょうか？

エビデンス番号をつけて管理する

最後にエビデンス自体の管理方法です。

これは、もともと本業でそのようにやっていたので、今回税務調査が入ることになって、やっていてよかったーと思えたことでした。

具体的には支払った日付と内容、そして、その支払いエビデンスの番号を記録しておくと、その内容の領収書がすぐに出てくるようになります。

税務調査が入ることになった場合は、総勘定元帳というのが求められます。総勘定元帳というのは、勘定科目ごとの明細です。

例えば、雑費であれば、1年間の申告済みの雑費が50万円であれば、その50万円の支払った月日とそのエビデンスの提示が求められます。これは、記録をしていない場合、追跡をするのにかなりの労力がかかります。

僕は、もともと家計簿をつけていて、その家計簿に支払った月日と内容、そして、保管しているエビデンス番号をデータ上で管理していたので、上記総勘定元帳を作成するのが、かなりスムーズでした。

僕の顧問税理士の方によると、この総勘定元帳を提出できないと、税務調査官のあたりが厳しくなるということだったので、日ごろの管理をやっていてよかったと思いました。

雨降って地固まるではないですが、こういった調査が入ることによって、その後の管理を見直す良いきっかけにはなっていくと思います。やはり、悪いことをするといつかは見つかります。

ひとまず、今回はやれることは準備して、結果を待ちたいと思います。