物件情報のファイリングについて

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もう来週は1月の最終週ですね。年々1か月を過ぎるスピードが早く感じるようになっていきますよね。

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1棟マンションを購入すると管理すべき資料の多さに驚かされます。

将来の売却の可能性も考えて、建物の図面関係を保管しておく必要がありますし、税務資料に関しては7年間の保管義務があります。これらをどのようにして保管しておくのか？という部分は1つの課題だと思っています。

区分マンションのみの時は、設備関連の資料は管理組合の議事録になる訳ですが、直近の管理組合の議事録等は保管しているものの、それ以前の資料は捨てていました。なぜなら、管理会社がしっかりしている区分マンションしか購入していなかったので、設備関連については安心感があったためです。

しかし、1棟マンションはそういった設備面であったり、将来の修繕計画等も自分で考えていかなければなりません。大規模修繕工事なんてやる必要ないでしょと考えるオーナーの方もいるかもしれませんが、僕はそうは考えられません。またエレベーターもあるので、かごを取り換えするかどうかは別として制御盤ぐらいはある一定の期間で取り換える必要があるんだろうなと思っています。

それと税務資料です。

これは今までも保管していたのですが、今までは個人としての確定申告だったのが、今後は法人の確定申告もあわせて行っていきます。ということで、単純に税務資料の保管量がふえていくのは必至です。

昨年税務調査が入りましたが、僕は資料の保管はきっちりやっていた方だったので、所得の種類誤りによる軽微な過少申告税のみの処分で終わりました。未だになぜ僕に税務調査が入ったのか謎が残りますが、法人の方が税務調査が入りやすいということはお聞きしているので、今までにも増して、法人の税務資料はしっかり保管していく必要があると思っています。

あと設備に関しては、少なくとも直近の消防設備、エレベーター点検、貯水槽設備の点検結果のレポートぐらいは保管しておこうと思っています。それは将来の売却というよりも、自分自身、どういった状態なのかは少なくとも把握しておく必要はあると思うためです。

1棟マンションは、投資というより事業性が高いとかなり感じています。

その建物をどうするかはそのオーナー次第であって、オーナーによって差が開きやすいとは思います。

ということで、今時間があるときに資料のファイリング形式を固めておいて、あとはそのルールに基づいて機械的に整理していくような流れにしていきたいと思います。