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みなさんおはようございます。

今日は、中国では端午節ということで、祝日になっています。
数少ない、中国では休みだけど、日本では出勤日の日です。
一昨日、昨日ともともと夜に外出する予定だったのですが、
こういう時に限ってめったに降らない雨が降り、天候的にはあまり恵まれた週末ではありませんでした。今日は、週末では珍しく、中国語のレッスンを入れていないので、久しぶりに、ゆっくりしようかなと思っています。

今日の話は、おそらく人によって違いが出てくるポイントだと思いますが、
僕の例を実例としてみなさんにご紹介したいと思います。

まず、青色申告者の場合、こういった領主書等、税務申告のエビデンスとなるものは7年間保管しなければなりません。これは、法律で決められています。

でも実際税務調査になった場合は、5年間分だけ調べられるケースが多いという話は聞きます。いずれにしろ、長い期間、保管しておく必要があるということではあるわけです。

そして、領収書を保管しておく意味を、まずおさらいします。

例えば、皆さんが確定申告で、1万円の損失を、不動産投資に関連した飲食費ということで、損金参入したとします。その場合、その1万円を損金として、落とし、税金を少なくしたわけだから、1万円をなぜ計上したのか?という証拠が必要になります。

その証拠として最も効力を発揮するのが、領収書というわけです。

しかし、この領収書、手元に保管しておくといっても、数が多くなればなるほど、訳が分からなくなり、しまいには、紛失等してしまうかもしれません。

それを防ぐために、僕がしていること、それはズバリ、領収書を白紙に貼り、それをファイルする。

なんだ、そんな簡単なことか。
と思った方がほとんどだと思いますが、この保管方法が、原始的ではありますが、
一番コストがかからず、確実な方法だと思います。

領収書を領収書のまま保管しておくことは、避けるべきです。

そのままにしておくと、おそらく、どの領収書がどの時期のもので、どういった内容のものなのかということをすぐに忘れ、ずさんな管理になることは間違いないです。

また、先ほど、領収書を白紙に貼り付け、ファイルしておくと申し上げましたが、
これだけでは、費用の内容、時期についてぱっと見分かりません。

なので、それぞれの領収書のそばに、日付、及び費用の内容、そして金額を手書きで書いておくと、仮に税務調査で調べられたときも、直ぐに解りますし、何より、税務官に対して、ちゃんと管理してるんだよということをアピールすることにもつながります。

実際、僕は財務経理の仕事の一環で、こういった伝票管理、証憑保管というのも行なっていますが、ほんとに大事な書類は、ファイルをしておくしかありません。

現在、クラウドという、ウェブ上にデータを保管しておくサービスもあることはありますが、
内部統制上、外に漏れてはまずい情報はそのように保管するしかないわけです。

そして、こういったエビデンス管理は毎回の積み重ねです。

これは、以前、確定申告の記事のところでも申し上げましたね。忘れた方は、以下ご覧になってみてください。

・毎日の業務が年末の確定申告を楽にする
http://jun-corporation.info/%e6%af%8e%e6%97%a5%e3%81%ae%e6%a5%ad%e5%8b%99%e3%81%8c%e5%b9%b4%e6%9c%ab%e3%81%ae%e7%a2%ba%e5%ae%9a%e7%94%b3%e5%91%8a%e3%82%92%e6%a5%bd%e3%81%ab%e3%81%99%e3%82%8b

確かに、まとめて、3箇月おきにとか、半年おきに整理することもできなくないわけではありません。でも、そこまであとだおしにすると、どんどん面倒になり、最終的には、やらないということになってしまうかもしれません。

であるのなら、やはり、長くても1箇月ごとに整理はすべきだと思います。

ちなみに、僕は1箇月ごとに整理をしています。現在、中国にいるため、領収書等を整理する機会は減りましたけどね。直接、利益とは関係ない話ではありますが、こういった管理は意外と大事です。

税務調査で、仮に不備がみつかり、追徴課税を課されることを防ぐという意味では、キャッシュフローに影響してくることでもあります。

こういったことを意識し、今まで管理に力を入れていなかった方がいましたら、
これを機に管理体制を変更してみてはいかがでしょうか?これも大家として必要な業務だと思いますので。

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