物件の各種資料管理方法

 

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先週より本業の方がコロナウイルスの影響により在宅勤務となっておりまして、週に数日は在宅で勤務しています。ここだけ見ると、色々と自分のことを出来る時間も増えるので良いことではあるのですが、もっと大きな視点で見ると、自分の給料が減る可能性もありますし、家賃滞納が発生する可能性も出てくるので、なんともいえないところです。

 

その在宅勤務の時間を上手く活用して、先日室内の資料管理を行っていました。

昨年6月に引っ越しを行った際にも資料の整理はしていたので、ある程度整理はされている状態ですが、いらない資料もあると思ったので、整理してみたのですが、意外といらない資料がありました。

 

1棟を所有した当初は何が必要な資料か、何がいらない資料かという部分の選別がつかなかったのですが、2年も所有するとさすがにその辺は分かってきます。

 

加えて、管理面でもその購入当初と変更しているものもあります。

 

ただ、いつも思うのが、データで管理できるものはデータで管理をしたいということです。税務証憑はハードコピーでの管理が求められていますが、それ以外の管理に係る資料は契約書以外、データでの管理が可能だと思っています。

 

なので、今月の空いた時間を活用して、データ管理しても問題ないものはデータで保管していく方式に変更することを考えています。これは時間があるからこそできることです。

 

また、最近業者よりwealth partと呼ばれる物件の資料関連を保管するアプリについても、教えていただきました。3年～5年前に全盛期をむかえていた1法人1物件のように、今後急速な勢いで物件の買い増しをしていくことはまずないと思っていますが、まだ物件の規模を拡大する可能性もまだあります。

 

規模拡大をすると、必然的に保管するべき資料は増えていくので、今回の1棟での経験を通じて、物件の資料管理方法についても、確率していければと考えております。

 

区分の方は建物管理会社がしっかりしている物件しかないので、物件関連の資料について心配する必要はありませんが、1棟については、共用部も自分で管理しています。ゆえに、資料も自分で管理しておかなければなりません。

 

購入時に段ボール1箱いっぱいにもらった資料について、まだ保管したままです。

これらは売却時に必要になってくると思いますので、捨てられないんですよね・・・

まあ、やれるところからやっていくしかないですね。